采購(gòu)周期是一個(gè)細(xì)致的過(guò)程，需要大量的時(shí)間、金錢和勞動(dòng)力。然而，雖然滿足公司的需求是必要的，但可以通過(guò)實(shí)施全面的規(guī)劃和自動(dòng)化軟件來(lái)簡(jiǎn)化。集成所有這些活動(dòng)部件可以幫助企業(yè)建立合作伙伴關(guān)系、節(jié)省成本并提高利潤(rùn)。

隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展和訂單量增加，管理內(nèi)部和外部通信、費(fèi)用和采購(gòu)詳細(xì)信息可能會(huì)變得很麻煩。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)牟少?gòu)管理系統(tǒng)，各部門可能會(huì)錯(cuò)誤地處理資金并擾亂采購(gòu)流程。通過(guò)執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)和訂單，采購(gòu)和財(cái)務(wù)可以保持對(duì)支出資金和預(yù)算的控制。各部門需要了解每種表格的使用方式以及它如何增強(qiáng)采購(gòu)流程。

什么是采購(gòu)審批管理系統(tǒng)？

采購(gòu)申請(qǐng)或采購(gòu)申請(qǐng)表是為請(qǐng)求采購(gòu)訂單而填寫的文檔。作為采購(gòu)流程的第一步，需要采購(gòu)申請(qǐng)來(lái)采購(gòu)用品、服務(wù)并啟動(dòng)采購(gòu)。公司采購(gòu)部門制作申請(qǐng)表，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。一旦獲得批準(zhǔn)，采購(gòu)流程就可以開(kāi)始，管理層可以聯(lián)系供應(yīng)商。

但是，請(qǐng)求可能會(huì)因多種原因被拒絕，例如價(jià)格、訂單大小或延遲提交。每個(gè)表格概述了訂單詳細(xì)信息，包括請(qǐng)求部門名稱、公司地址、訂單數(shù)量、產(chǎn)品描述、供應(yīng)商名稱和地點(diǎn)、訂單報(bào)價(jià)、預(yù)計(jì)交貨日期。請(qǐng)求中提供的詳細(xì)信息越多，會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)就能更好地協(xié)調(diào)采購(gòu)。訂單描述允許他們規(guī)劃卸載和庫(kù)存物品的物流需求，因此需要采購(gòu)審批管理系統(tǒng)。

為什么企業(yè)需要采購(gòu)審批管理系統(tǒng)？

企業(yè)需要采購(gòu)申請(qǐng)，因?yàn)樗梢詣?chuàng)建易于準(zhǔn)備審計(jì)、稅務(wù)和財(cái)務(wù)報(bào)告的紙質(zhì)記錄。記錄申請(qǐng)表還有助于：

簡(jiǎn)化采購(gòu)流程

組織可以通過(guò)采購(gòu)審批管理系統(tǒng)在采購(gòu)請(qǐng)求的起草和審批中建立層次結(jié)構(gòu)，從而有效地協(xié)調(diào)采購(gòu)。概述步驟、權(quán)限和所需表格后，流程會(huì)變得更加簡(jiǎn)化且更易于管理。

檢測(cè)企業(yè)內(nèi)的欺詐行為

采購(gòu)審批管理系統(tǒng)完成采購(gòu)之前必須完成的強(qiáng)制步驟，使公司能夠檢測(cè)和防止欺詐活動(dòng)。

提供更好的財(cái)務(wù)控制

采購(gòu)審批管理系統(tǒng)為各部門建立了標(biāo)準(zhǔn)的審批流程，使公司能夠全面控制超支。如果沒(méi)有一套程序，組織可能很快就會(huì)失去資金追蹤和費(fèi)用控制。

采購(gòu)審批管理系統(tǒng)的步驟

1.確定公司的需求

當(dāng)公司認(rèn)識(shí)到對(duì)商品或服務(wù)的需求時(shí)，循環(huán)就開(kāi)始了。第一步是確定需求是內(nèi)部需求（運(yùn)營(yíng)所需的材料）還是外部需求（用于銷售的物品）。一旦確定了需求，財(cái)務(wù)部門就需要制定預(yù)算以進(jìn)入下一階段。

2.評(píng)估供應(yīng)商

尋找供應(yīng)商應(yīng)依賴其滿足公司價(jià)值觀和商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的能力。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括制造商的產(chǎn)量、聲譽(yù)、及時(shí)性、可靠性和客戶服務(wù)。供應(yīng)商還必須提供有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格，以降低企業(yè)的采購(gòu)成本。尋找足夠的供應(yīng)商至關(guān)重要，因?yàn)樗梢越?duì)雙方都有利的長(zhǎng)期關(guān)系。

3.協(xié)商價(jià)格并提交采購(gòu)申請(qǐng)

一旦企業(yè)確定了供應(yīng)商，雙方必須就產(chǎn)品價(jià)格達(dá)成一致。此步驟稱為簽訂合同，需要就涉及生產(chǎn)和交付的條款和條件進(jìn)行協(xié)作。只有在合同中列出每個(gè)因素后，企業(yè)才能向其內(nèi)部財(cái)務(wù)部門發(fā)送采購(gòu)申請(qǐng)。財(cái)務(wù)顧問(wèn)必須經(jīng)過(guò)必要的流程并批準(zhǔn)請(qǐng)求，然后才能最終確定訂單。

4.下達(dá)采購(gòu)訂單

當(dāng)公司最終能夠從批準(zhǔn)的供應(yīng)商處購(gòu)買商品或服務(wù)時(shí)，將創(chuàng)建采購(gòu)訂單。訂單是一份合同，對(duì)企業(yè)和供應(yīng)商具有法律約束力，要求其遵守雙方商定的條款。出于審核和跟蹤目的，采購(gòu)訂單要么手動(dòng)記錄，要么使用訂購(gòu)軟件創(chuàng)建。

5.收到發(fā)票并下最終訂單

當(dāng)供應(yīng)商收到并審核公司采購(gòu)訂單時(shí)，他們會(huì)退回發(fā)票。發(fā)票將描述產(chǎn)品、數(shù)量和價(jià)格，并注明最后付款的到期時(shí)間。如果企業(yè)與訂單有任何差異，他們將有有限的時(shí)間聯(lián)系供應(yīng)商并進(jìn)行更改。設(shè)定的截止日期過(guò)后，訂單完成并開(kāi)始生產(chǎn)。

6.支付貨款并進(jìn)行審核

公司按照約定的付款時(shí)間，在發(fā)貨前或發(fā)貨后支付貨款。貨物到達(dá)企業(yè)設(shè)施后，財(cái)務(wù)部門的應(yīng)付賬款團(tuán)隊(duì)必須檢查發(fā)票并進(jìn)行審核。該小組執(zhí)行三向匹配審計(jì)，即匹配采購(gòu)訂單、發(fā)票和交貨單中數(shù)據(jù)的應(yīng)付賬款流程。

7.更新記錄

采購(gòu)流程的最后一步是更新所有記錄，以包含來(lái)自審計(jì)、發(fā)票和采購(gòu)訂單的信息。準(zhǔn)確的簿記至關(guān)重要，因?yàn)樗梢越档图径葯z查的復(fù)雜性并避免庫(kù)存差異。

什么是采購(gòu)訂單？

采購(gòu)系統(tǒng)中的下一步是檢索采購(gòu)訂單(PO)。 PO 是起草并發(fā)送給外部供應(yīng)商的文檔。一旦采購(gòu)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，表單就會(huì)被分配一個(gè)采購(gòu)訂單編號(hào)（通常與申請(qǐng)匹配），并發(fā)送給供應(yīng)商。 PO 發(fā)起交易并充當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的合同。公司還應(yīng)將所有采購(gòu)訂單歸檔到其會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，以供將來(lái)參考和審計(jì)。

就像采購(gòu)請(qǐng)求一樣，采購(gòu)訂單需要包含特定信息，例如供應(yīng)商名稱、訂單詳細(xì)信息、付款條件、發(fā)票、送貨地址、采購(gòu)訂單編號(hào)。當(dāng)一個(gè)部門想要從另一部門購(gòu)買商品或服務(wù)時(shí)，也可以提交采購(gòu)訂單進(jìn)行內(nèi)部交易。對(duì)于內(nèi)部采購(gòu)，必須提交跨部門采購(gòu)訂單以報(bào)告和監(jiān)控交換，因?yàn)槊總€(gè)部門可能有單獨(dú)的預(yù)算。

為什么企業(yè)需要采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)？

根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)不應(yīng)簽訂口頭協(xié)議，因?yàn)檫@可能會(huì)帶來(lái)許多風(fēng)險(xiǎn)，例如誤解或操縱。在采購(gòu)訂單中，所有協(xié)議規(guī)范都得到澄清，以提高透明度并避免重復(fù)訂單和付款問(wèn)題等采購(gòu)差異。隨著您的業(yè)務(wù)擴(kuò)展并需要可靠的跟蹤系統(tǒng)來(lái)監(jiān)控購(gòu)買情況，這一點(diǎn)尤其重要。除了簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審計(jì)之外，采購(gòu)訂單還使公司能夠捕捉到意外的價(jià)格上漲情況。如果供應(yīng)商試圖提高訂單價(jià)格，采購(gòu)訂單將明確注明商定的價(jià)格。由于采購(gòu)訂單是具有約束力的合同，供應(yīng)商必須遵守協(xié)議，否則將面臨法律后果。記錄采購(gòu)訂單有助于維持組織的財(cái)務(wù)健康，可以輕松查看以前的訂單和檢查費(fèi)用。它們還通過(guò)提供有關(guān)裝運(yùn)和交貨日期的信息，幫助物流經(jīng)理促進(jìn)無(wú)縫訂單檢索。

使用采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)的好處

對(duì)于處理大批量訂單的公司來(lái)說(shuō)，采購(gòu)請(qǐng)求和訂單的實(shí)物文檔可能會(huì)變得乏味。但是，企業(yè)可以通過(guò)采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程自動(dòng)化。采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)解決方案負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)流程，并以虛擬方式將企業(yè)與供應(yīng)商連接起來(lái)，以簡(jiǎn)化采購(gòu)訂單。這減少了審批周期之間的等待時(shí)間并防止表格丟失。數(shù)字文檔最大限度地減少紙張浪費(fèi)，并創(chuàng)建一個(gè)高效的歸檔系統(tǒng)，以便根據(jù)特定供應(yīng)商、日期和商品輕松檢索文檔。采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)甚至可以與現(xiàn)有系統(tǒng)（例如庫(kù)存跟蹤解決方案）集成，以促進(jìn)數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)集成增強(qiáng)了信息控制并確保每個(gè)部門都使用準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)。

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