對于許多虛擬助理來說，幫助客戶跟蹤銷售線索、安排跟進和其他一般銷售是他們業務的重要組成部分。您幾乎不可能簡單地在日歷上跟蹤所有這些工作。因此，我們必須感謝那些創造了出色的客戶關系管理(CRM) 工具的出色人員，使用虛擬助理CRM 軟件處理業務變得更加容易。

什么是虛擬助理CRM軟件？

首先，虛擬助理是指遠程提供一般辦公室管理的行政辦公室助理。一般辦公室管理職責包括文件歸檔、數據收集和數據存儲等文書職責。它還可以擴展到法律援助和會計服務，基本上是可以在虛擬世界中完成的任何辦公室工作。

毫不夸張地說，作為虛擬助理，你的工作100% 就是讓客戶滿意。無論您是準備和發送文檔、接聽電話、回復電子郵件還是幫助某人解決問題，VA 角色都將客戶置于中心位置。

這就是客戶關系管理(CRM) 的意義所在。虛擬助理CRM 軟件工具旨在幫助您提高與客戶溝通和管理客戶關系的能力。即使您為客戶提供服務并幫助確保他們的客戶滿意，虛擬助理CRM 也將幫助您為自己的客戶提供更好的體驗。

為什么虛擬助理需要CRM軟件？

業務與客戶相關的虛擬助理或虛擬辦公室助理。客戶付錢給助理來為他們提供有價值的服務，有時包括安排航班以及與客戶和其他商務專業人士會面。虛擬助理需要跟蹤約會、客戶的日程安排和活動、業務聯系人以及任何其他業務相關事宜。

虛擬助理將使用CRM 來管理客戶日程，并管理客戶可用的各種營銷活動的潛在客戶。 CRM 允許虛擬助理在一個地方捕獲、組織和跟蹤聯系人、活動和通信。

虛擬助手CRM軟件的關鍵功能

各種類型的自由職業者在與客戶合作時都面臨著非常相似的問題。管理多個合同、跟蹤通信和重要文件以及跟進新工作的詢問都需要時間和精力。虛擬助理CRM 軟件旨在幫助釋放一些壓力并騰出時間，以便您可以更高效地完成最重要的任務。以下是虛擬助手的一些最關鍵的功能：

用于客戶溝通的品牌模板

數字發票和自動付款提醒

調度工具

互動日歷

在線提案和虛擬助理合同模板

簿記

孤立通訊追蹤

自動化工作流程

潛在客戶生成和潛在客戶捕獲

Whitecode 的虛擬助理CRM 軟件可以取代您已經使用的許多其他工具，使其成為虛擬助理的最佳一體化CRM，無需在平臺之間跳轉。它還可以將許多流行的選項匯集到一個平臺中，幫助您無需點擊多個應用程序即可獲得所需的內容。

使用虛擬助理CRM軟件的好處

1. 潛在客戶捕獲和自動化

借助虛擬助理CRM 軟件，您可以通過潛在客戶捕獲和自動化工作流程發揮最佳、最專業的作用。

2. 潛在客戶捕獲工具

虛擬助理CRM 提供各種潛在客戶捕獲工具，包括嵌入式聯系表單。使用可用模板創建最適合您需求的表單，然后將HTML 代碼復制并粘貼到您的網站。

您可以通過多種策略使用CRM 軟件中的聯系表單。例如，假設您收到大量與您的服務不一致的請求。為了減少您收到的不相關或不一致的請求數量，您可能需要創建自定義問題。該工具接受多種問題格式輸入，包括短答案或長答案問題、下拉菜單、單選題或多選題以及日期選擇器。

向您的聯系人添加更多詳細信息將幫助您找到最好的客戶，同時也使您面向客戶的網站更加專業。

3. 自動化工作流程

您的嵌入式聯系表單可以直接輸入到虛擬助理CRM 的自動化工具中。通過自動化工作流程，您可以：

接收詢問

自動發送帶有虛擬助理客戶調查問卷的后續電子郵件

快速發送您的虛擬助理合同

通過自動提醒創建和跟蹤每個項目的待辦事項列表

自動化旨在最大限度地減少您響應收到的每個查詢所需的時間。隨著您獲得更多潛在客戶，自動化響應這些潛在客戶的過程變得更加重要。客戶喜歡快速響應，但您也需要專注于手頭的工作。自動化可以最大限度地減少您在建立客戶關系的早期階段需要花費的個人時間。

您可以調整自動化的工作方式，準備一個或多個調查問卷模板以代表您發送，甚至創建自動感謝回復。

4. 多任務管理功能

更大的客戶負載既是福也是禍。一方面，這意味著你將有穩定的收入來源。另一方面，您需要處理日益復雜的日程安排。虛擬助理CRM 軟件可以通過多任務管理功能幫助您安排時間。這些包括：

詳細的任務清單

與Google 日歷集成的功能豐富的日歷

面向客戶的調度工具

時間追蹤器

CRM 軟件的日歷功能允許客戶查看您何時有空檔，并點擊進入您的日程安排來預訂時間。他們可以使用虛擬助理CRM 工具提前預訂當天、下周或幾周的時間。這一切都取決于您的設置。

設置日歷后，即可利用任務列表功能。 CRM 允許您為一周中的每一天創建任務列表，并將每個任務與不同的項目或工作流程相關聯。每項任務都會自動填充您的日歷。

最后，使用時間跟蹤器增強您的時間管理。只需轉到您的項目工作區并單擊“時間跟蹤器”即可。填寫詳細信息，例如每小時費率和您的工作內容，將時間標記為可計費，然后保存條目。當您準備好開具發票時，只需將跟蹤時間拖放到發票上即可。

5. 制作自動虛擬助理發票

沒有什么比發送虛擬助理發票更好的了。當您寶貴的發票未付時，沒有什么比焦急地檢查日歷更糟糕的了。虛擬助理CRM軟件的在線支付功能可以幫助您對整個發票流程保持積極的態度，這可以幫助您更快地發送付款請求和接收付款。

6. 開具發票

使用虛擬助理CRM 軟件“快速獲得付款”之旅的第一站是創建發票。該軟件提供即插即用功能，允許您添加個性化品牌和徽標。然后，只需插入您要求付款的項目，根據需要添加稅費，并安排在您需要時發送的發票。

7. 經常性付款

許多虛擬助理工作不僅僅是一次性項目。您很可能與經常需要您的客戶簽訂了一份或多份持續合同。虛擬助理CRM 可以通過定期付款選項來處理該用例。只需設置您的初始發票即可按預定時間間隔自動同時向您的客戶開具賬單。您的客戶可以使用任何主要信用卡或直接銀行轉帳輕松支付在線發票。

虛擬助理CRM軟件重要性

您的聯系人列表是您最有價值的資產之一，可以一次又一次地使用來增強您的銷售和營銷活動。無論您是進行潛在客戶開發、郵件營銷活動還是銷售渠道管理，準確的聯系人數據庫都是關鍵。讓我們幫助您高效地進行CRM 數據管理。管理客戶信息的最佳方法之一是使用White Code 開發的CRM 系統。但是，如果您沒有這樣的時間管理系統，虛擬助理CRM 軟件可以幫助您輸入CRM 數據，讓您可以專注于跟進和銷售。無論您是企業還是個人，虛擬助理都可以為您提供很大的幫助。

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