管理工資是企業(yè)主最重要的職責(zé)之一，但不一定是壓力最大的。有了正確的薪資系統(tǒng)，雇主就可以高枕無憂，有更多時間專注于發(fā)展業(yè)務(wù)。

什么是工資計算系統(tǒng)？

簡而言之，工資系統(tǒng)是雇主向雇員支付工資的過程。這也是他們展示對員工的承諾、履行對政府機構(gòu)的義務(wù)以及保持財務(wù)記錄井然有序的方式。

為什么工資計算系統(tǒng)很重要？

薪資是任何企業(yè)的重要組成部分，因為它有助于提高員工敬業(yè)度和法規(guī)遵從性。如果沒有有效、準(zhǔn)確的方式來支付員工工資、存款和報稅以及保存記錄，雇主可能會面臨工資索賠和昂貴的處罰。

工資計算系統(tǒng)有哪些功能？

為了成功過渡工資計算的每個階段，通常需要以下功能、關(guān)注細(xì)節(jié)并密切關(guān)注不斷變化的法規(guī)。如果需要附加功能，可以通過低代碼技術(shù)添加自定義功能。

計算員工工資

雇主必須通過工資系統(tǒng)的時間表或考勤軟件準(zhǔn)確跟蹤非豁免雇員每個工作周的工作時間，以便正確計算工資。對于受薪員工來說，時間跟蹤不太重要，因為他們的總工資是年薪除以日歷年的發(fā)薪期數(shù)的乘積。然而，一些非豁免員工可能會賺取工資，在這種情況下，必須跟蹤他們的工作時間，以確保按照法律要求支付任何加班費。在計算出每位雇員的工資總額后，雇主必須處理某些工資扣除問題，包括： 稅款，雇主根據(jù)雇員的扣繳證明和應(yīng)稅工資總額代扣稅款；自愿扣除，雇主可以扣除退休計劃繳款、健康或人壽保險費或工會會費，但需要雇員的書面授權(quán)；對于強制扣除，雇主通常會收到政府機構(gòu)或法院的正式命令，通知他們必須扣繳稅款、子女撫養(yǎng)費或其他工資扣押。當(dāng)從工資總額中減去所有扣除額后，結(jié)果就是員工的凈工資或?qū)嵉霉べY。

處理工資稅

用人單位必須從職工工資中計算扣除五項社會保險和一項住房公積金。工資計算系統(tǒng)會自動計算。確切金額基于當(dāng)前稅率和每位員工的表格、員工預(yù)扣稅證明。雇主還需要將員工的繳款與社會保障和醫(yī)療保險相匹配。

遵守工資記錄保存要求

政府機構(gòu)要求雇主保存每位員工的工資記錄，可以隨時在工資系統(tǒng)中查看。這些信息通常包括：姓名和職業(yè)、地址、社會安全號碼、員工工作周開始的日期和時間、每天和每周的工作時間、員工工資的基礎(chǔ)、固定時薪、每日或每周的毛收入、加班費每個工作周的收入、工資總額、工資扣除、申請的津貼、凈工資、每次付款日期及其涵蓋的付款期限、預(yù)扣稅款。所有其他記錄必須根據(jù)適用于企業(yè)的各種法律保留。

為員工提供工資單

出于透明度目的，大多數(shù)要求企業(yè)在支付員工工資時向其提供工資單。通常，必須顯示每個工資周期的工資率、工作時間、工資總額、凈工資和扣除額。計算結(jié)果可以通過工資系統(tǒng)打印，此外，還有法律規(guī)定電子工資單的交付以及員工如何訪問它們。

使用工資計算系統(tǒng)有什么好處？

試圖成為薪資專家是一個艱巨的過程，企業(yè)主改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)的空間很小。這就是許多人依賴薪資軟件的原因，該軟件可以節(jié)省他們的時間并為他們提供其他主要好處，例如：

準(zhǔn)確的計算

工資系統(tǒng)自動化有助于確保工資計算、工資扣除和稅收的正確性。

合規(guī)協(xié)助

一些薪資軟件提供商使用薪資系統(tǒng)來通知雇主可能影響其業(yè)務(wù)的就業(yè)或稅務(wù)法規(guī)的變化。

訪問稅表

雇主可以通過其工資系統(tǒng)輕松訪問重要的稅務(wù)文件等。

靈活的支付

除了傳統(tǒng)的薪資之外，薪資系統(tǒng)通常還可以容納其他付款方式，例如直接存款和支付卡。

詳細(xì)的記錄保存

許多薪資系統(tǒng)都會創(chuàng)建包含各種薪資記錄的員工文件，這些記錄可以聚合和下載以滿足監(jiān)管要求。

員工自助服務(wù)

通過工資系統(tǒng)移動應(yīng)用程序或計算機，員工可以編輯個人信息、更改扣除額、提交預(yù)扣稅信息、查看工資單等。

減少工資錯誤

薪資系統(tǒng)時間跟蹤和人力資源程序集成的薪資軟件減少了重復(fù)的數(shù)據(jù)輸入，從而有助于防止錯誤。

自動警報

許多薪資系統(tǒng)提供工作流程通知。當(dāng)軟件檢測到數(shù)據(jù)輸入錯誤時（如果配置），它可以向用戶發(fā)送警報，以便他們可以在處理工資單之前進(jìn)行更正。

如何選擇合適的工資計算系統(tǒng)

適當(dāng)?shù)男劫Y系統(tǒng)通常提供準(zhǔn)確、及時的薪資處理和稅務(wù)申報服務(wù)，通常由專業(yè)知識和集成技術(shù)支持。為了找到這樣的解決方案，企業(yè)主應(yīng)該問以下問題：

成本是否符合預(yù)算或預(yù)期增長？

財務(wù)資源最少的小型企業(yè)組織可以選擇薪資系統(tǒng)來實現(xiàn)基本薪資功能，而預(yù)期增長的組織可能愿意為強大的功能支付更多費用。

提供商的聲譽和經(jīng)驗水平如何？

信譽良好的薪資提供商往往擁有愿意談?wù)撍麄兯邮艿姆?wù)質(zhì)量的長期客戶。供應(yīng)商在特定行業(yè)工作的時間越長，他們就越有可能了解適用的法律和合規(guī)問題。

服務(wù)的安全性如何？

加密、防火墻、多重身份驗證和備份實踐對于維護(hù)機密性和完整性至關(guān)重要。認(rèn)真對待安全性的薪資提供商通常可以展示這些措施以及他們用于保護(hù)數(shù)據(jù)的任何其他措施。

該軟件是否與其他程序兼容？

雇主應(yīng)確保其薪資提供商提供與時間跟蹤、人力資源和任何其他現(xiàn)有計劃的無縫集成。

是否含有報告功能？

一些薪資提供商可以幫助確保新員工報告、年度報告和其他文件按時提交給相應(yīng)的政府機構(gòu)，并包含所有必需的信息。

工資計算系統(tǒng)如何幫助企業(yè)進(jìn)行工資計算

White Code 靈活且經(jīng)濟(jì)的薪資系統(tǒng)解決方案可幫助組織節(jié)省時間和金錢，這得益于以下功能：自動薪資和稅務(wù)計算、用戶友好的員工自助服務(wù)應(yīng)用程序、靈活的付款選項—— 薪資、直接存款、支付卡、代表客戶扣繳稅款、支持合規(guī)問題和報告要求、與時間跟蹤和人力資源規(guī)劃輕松集成。

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