有數百種ERP 系統可供選擇，其功能、優點、缺點、適用性和價格各不相同。雖然系統選擇似乎令人畏懼，但系統的ERP 系統比較流程可以指導您的團隊在合理的時間內做出正確的決定。更快地受益于現代ERP 系統，并在數字世界中更有效地競爭。

一旦公司決定更換原有的ERP管理系統，第一步就是組建一個項目團隊來推動ERP軟件的比較、選擇和實施過程。該團隊在此階段通過制定初始計劃—— 開始工作，這實際上更像是總體戰略。 ERP供應商選擇流程可概括為以下五個步驟：

1.ERP需求定義

您需要向潛在的ERP 提供商介紹您的組織以及他們對正確配置、打包和定價的解決方案的需求。首先確定講述您公司故事的關鍵在線資源，例如產品演示和博客。以一般方式描述您的業務及其流程，而不是創建一長串特定要求和流程。

告訴潛在供應商您的業務規模、活動和交易量、各種流程的復雜性以及任何獨特的特征或因素。專注于為您的企業帶來競爭優勢的流程和要求。這些是未來系統之間的區別，您將仔細了解每個系統如何配置以支持這些獨特的流程和功能。讓合適的人加入您的項目團隊。需求規范是一項艱苦的工作。它要求團隊成員忠于組織、了解公司并有時間致力于項目。避免與充滿激情但缺乏經驗的個人組成團隊的誘惑。

2. ERP 征求建議書

下一步涉及發出邀請以回復選定的一組供應商。您應發出的邀請數量會有所不同——，但請記住，您需要仔細檢查發出的每個邀請。經驗表明，潛在提供者的數量越少、提供的信息越詳細，反應就越好。最好為您的候選名單確定十幾個（或更少）最佳候選人。經驗表明，潛在提供者的數量越少、提供的信息越詳細，反應就越好。

作為回應，ERP 供應商應該提供一個系統，提供必要的功能和特性來滿足您確定的需求。這些提案還將包含有關他們的公司、產品、業務經驗、他們將為您的實施投入的資源以及旨在贏得您的信任（從而贏得您的業務）的其他信息。那么，您如何確定十幾個（或更少）候選人來重點關注您的選拔工作呢？如何將數百家ERP 供應商的名單縮減為少數幾個？開始閱讀以“ERP 成功案例”為特色的行業出版物。 （請注意，這些出版物可能不會告訴您有關困難或失敗的信息，因此請正確看待這些信息）。利用您的行業聯系人（例如協會和商業團體）來確定最近可能有選擇和實施ERP 經驗的其他專業人員。

還有許多在線目錄、選擇工具和系統選擇服務，可以幫助您識別具有您需要的功能和/或具有您所在行業經驗的軟件。如需個性化建議，您可以與會計師事務所的咨詢部門簽訂合同，或者在您所在地區和/或您的行業中尋找獨立的咨詢資源。請務必檢查他們的背景和從屬關系，以確保他們真正獨立，不隸屬于一個或多個ERP 提供商。

您可以選擇包含某些因其他原因感興趣的ERP 系統供應商。也許您的一個或多個較大且更重要的客戶使用ERP 系統，并鼓勵您使用相同的系統?；蛘?，您的公司可能是在給定ERP 平臺上進行“標準化”的大型企業或行業集團的一部分。獲取推薦供應商的建議，并在做出決定時對所有建議進行公平、公正的評估。

3. 初剪ERP評價

評估分兩個階段進行。在第一階段，將評估所有提案，以確定它們與您的環境和要求的匹配程度，如RFP 中所述。此時的目標是消除那些不符合您標準的人，并對那些看起來合適的人進行排名。結果是最佳建議的簡短列表。這些，也只有這些，將在最終選擇之前接受詳細的評估。

如果您有很多回復需要審查，則細節往往會變得模糊，從而很難記住哪些RFP 回復特別強（或弱）以及在哪些領域。數字評級量表可以幫助您讓事情步入正軌并記錄您的決策過程。以下是一些可以在此文檔步驟中為您提供幫助的更多提示：

設置表格或電子表格，以便審閱者可以根據您在RFP 中指定的關鍵標準對每個提案進行評分。讓每個審閱者為每個評估標準分配一個數字等級（等級可以是一到十、一到五、一到三或您認為合適的任何粒度級別）。您可以擁有任意數量的審閱者。

留出評論和有關后續回復的任何問題的空間。您可能希望在此階段要求澄清或等待入圍提案得到詳細評估。根據功能或流程對您的業務的重要性為每個標準分配權重。

將每個評審員給出的分數乘以每個標準的權重，然后計算每個供應商的總分。大多數時候，會有一些人排名靠前，一群人排名靠后，還有一些人沒有晉級。您現在應該有一個候選名單——，最好是三到五個候選人——用于最終評估。

4.ERP對比及詳細評價

一旦確定了三到五名決賽入圍者，就可以開始驗證他們的聲明并驗證參考資料。如何開始ERP 評估：

與每個潛在供應商取得聯系并告訴他們好消息：他們在候選名單上！

在某些情況下，您還可以要求他們完善他們的建議。

與系統的現有用戶交談（或拜訪），最好是在您所在行業（或類似市場）并且接近您公司規模的用戶。

如果供應商未提供參考信息，請確保提供參考信息。

5、ERP選型與簽約

完成詳細評估后，您可能會發現兩到三個供應商符合您的標準。選擇您認為最能滿足您當前和未來需求的——，但也不要忽視其他的。相反，讓他們知道他們很合適，但不是你的第一選擇；如果您與最佳候選人的談判沒有按計劃進行，這將為您打開大門。現在您可以開始與最佳候選人談判合同細節。大多數公司都知道這一步“應該如何運作”。但與ERP 評估和選擇過程中的其他步驟一樣，您可能會在這里遇到一些意外。

在談判中權力就在你這邊。然而，最好將供應商視為貴公司未來成功的合作伙伴，而不是談判中的對手。目的是達成一項公平的協議，激勵雙方建立系統并有效運行。系統實施和持續支持的每個方面都應該進行討論和記錄——，詳細說明價格、負責人以及在某些情況下需要多長時間。合同內容很多，包括（但不限于）：

硬件和軟件的初始購買、租賃或許可

實施硬件和軟件（具體說明什么是“實施”）

會議室試點費用及時間（軟件付費前后）

初始和持續培訓費用

硬件和軟件的持續維護支持（以及級別）

數據轉換和集成到其他系統

網絡和安全

定制（初始版本和未來版本）

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