項目包含大量信息、文檔和數據。每個項目經理都面臨著尋找合適的工具和技術來處理所有這些知識的相同挑戰。如果沒有合適的軟件來組織所有項目信息，項目可能會偏離軌道，因此項目經理使用項目管理軟件來更有效地規劃、監控和執行其項目可交付成果，而不會被數據淹沒。那么項目管理軟件的功能和作用有哪些呢？

項目管理軟件的作用

1.預算管理

這是靈活且多功能的軟件系統的另一個好處，特別是對于必須密切關注項目成本并確保其不會失控的管理人員而言。通過掌握哪些員工做了什么以及花了多少時間的實際可量化證據，預算控制人員可以實時查看成本并確定哪些地方花費了過多的錢。

反過來，這可以為未來的決策提供信息，使管理者能夠在必要時做出調整或以不同的方式分配時間。使用可靠的項目管理工具的更微妙的好處之一是財務責任的重要性，當重點僅放在項目本身時，這一點經常被忽視。用戶可以有效地管理手頭的每一個資源。在任何項目的過程中，偏離軌道的可能性都非常高。

項目管理軟件可以幫助經理防止這種情況發生，因為它可以讓他們實時跟蹤一切并防止項目成本飆升。

2、方便優化項目流程

一個項目通常需要市場部、技術部、財務部、人力資源部、行政部等部門的配合才能完成。這時，一個完整的項目流程制定就顯得非常重要。

3. 問責制和透明度

當使用項目管理工具時，活動和進度會向所有需要訪問它們的人公開。這促進了透明度。此外，通過監控團隊成員的報告和行動，可以更頻繁地追究他們的責任。這鼓勵他們按時完成項目。

4. 文件共享

在項目中使用管理工具時，文件分發非常容易。項目管理工具具有共享和下載文件的功能。安全訪問和共享重要文檔非常重要。專業人士一直在使用共享驅動器，但使用項目管理軟件是更實用的選擇。項目管理工具提供基于云的存儲，用戶可以輕松地進行更改、留下反饋和評論。這些程序還保留更改日志，以確保團隊內的項目透明度。

5. 風險緩解

項目風險管理是識別、分析和應對項目生命周期中出現的任何風險的過程，以幫助項目保持正軌并實現其目標。風險管理不僅僅是被動的，而且是被動的。它應該成為規劃過程的一部分，以確定項目中可能發生哪些風險以及如果確實發生如何控制該風險。但為了更好地控制項目風險，需要項目管理軟件。

良好的管理軟件提供洞察力和定性解決方案，將有助于降低風險及其影響。

6. 提高生產力

項目管理軟件的另一個主要優點是它優化了決策過程并提高了生產力。由于所有重要細節都可以在一處找到，因此始終可以在最短的時間內做出明智的決定。

識別潛在的瓶頸并實施有效的解決方案是優秀管理者的品質。使用項目管理軟件，管理人員可以增強風險緩解策略，并利用手頭的所有資源部署有效的對策。這提高了團隊的整體效率，并允許管理者以有效的方式分配可用資源。

有些事情可以讓生活變得更輕松。項目管理絕對是這樣。您將獲得您甚至不知道自己需要的新功能和工具。所有這些都保證能夠改善工作和團隊溝通，而不是減慢速度。

7. 項目規劃/進度安排

使用甘特圖和其他管理工具等工具可以使項目規劃變得非常容易。該軟件提供了一種簡化、系統的項目規劃方法，有助于實現項目目標。

如果說企業從多年的項目管理中學到了什么的話，那就是花在項目規劃上的大部分時間都被浪費了。但事情不一定非得這樣。項目管理軟件已經先進，可以準確預測項目何時完成，捕獲成本、范圍和進度等約束。

先進項目管理解決方案的主要優點是項目規劃和調度的自動化。這樣的平臺不僅可以幫助項目專家為其項目奠定堅實的基礎，而且還提供了在執行之前識別里程碑、關鍵可交付成果和角色的工具。他們將使計劃保持最新狀態，并幫助跟蹤基線的進展情況。

8. 與客戶的溝通

使用管理工具的好處越來越大。這些應用程序具有允許客戶訪問項目進度的功能。項目管理軟件為內部團隊、外部客戶和其他利益相關者開發了一個關于任務和項目的溝通渠道。例如，文檔共享，無論是在工具內還是在集成系統內，都使人們能夠找到全面的信息，從而實現透明度和溝通。

除了內部溝通之外，公司還應該能夠與同一地點的客戶和供應商進行交談和協作。使用項目管理軟件，他們可以讓客戶登錄并僅查看與他們相關的項目數據。這樣，客戶就可以在一個地方提供直接反饋、進行編輯和審查項目進度。有了基于云的在線軟件，這樣的傳奇就不需要發生了。客戶可以輕松訪問工作委員會并查看進度；然后，他們可以提供反饋并在相關區域進行編輯—— 他們所需要的只是密碼和用戶名。總的來說，這可以更有效地利用您和您客戶的時間。

9. 監控時間表

項目有截止日期，具體項目任務也有截止日期。在管理軟件的幫助下，項目經理可以很容易地知道項目是否以正確的速度進展，或者是否需要動力來滿足它。

10. 資源分配

雖然資源分配是項目管理中的一個棘手部分，但在技術的幫助下，資源分配變得很容易。在項目管理工具的幫助下，您將更好、更早地知道將資源分配到哪里。

經驗豐富的項目經理知道，要成功交付項目，他們需要有效的資源管理策略，以使團隊保持最佳狀態，而不會過度預訂工作，反之亦然。資源規劃的重要性不應被低估，因為它鼓勵更健康的工作標準。項目和資源管理工具最適合發現資源瓶頸，并深入了解何時向團隊添加更多人員，因為下面的熱圖提供了跨資源組合的工作負載的可見性。

綜上所述

在一個以現代技術為基礎的世界中，對項目管理軟件的需求怎么強調都不為過。顯然，使用管理工具肯定會給產品帶來好處。

總而言之，所有這些好處可以大規模地改變業務運營。如果沒有項目管理軟件的好處，以項目為中心的公司將始終難以同時滿足三個約束：—— 預算、范圍和質量。

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